Facture électronique ou dématérialisée : comment les distinguer ?
Durée de lecture : 4 minute
02/11/2023
La facturation est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise qui implique des obligations légales et fiscales. Depuis quelques années, le numérique a bouleversé les pratiques en matière de facturation avec l’apparition de la facture dématérialisée et de la facturation électronique. Ces deux notions peuvent prêter à confusion…
Dans cet article, nous allons vous expliquer en quoi consistent ces deux modes de facturation et quel est le rôle de l’expert-comptable dans ce domaine.
Facture dématérialisée
Une facture dématérialisée est une facture qui existe d’abord en version papier et qui a été scannée par la suite, pour des raisons de stockage ou de diffusion. Elle doit respecter les mêmes règles qu’une facture papier en termes de mentions obligatoires, de numérotation, de délai d’émission et de conversation.
La facture dématérialisée doit également garantir l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu. Pour cela, il existe trois solutions :
- La signature électronique qualifiée : permet d’identifier le signataire et de vérifier que le document n’a pas été modifié.
- L’Échange de Données Informatisé (EDI) : consiste à transmettre la facture sous forme d’un message structuré selon une norme reconnue.
- La Piste d’Audit Fiable (PAF) : consiste à mettre en place des contrôles documentés et permanents pour assurer le lien entre la facture et l’opération commerciale.
La PAF est un ensemble de procédures et de contrôles qui permettent de vérifier l’origine et le contenu d’une facture dématérialisée, et de la relier à son support papier. Elle doit permettre à l’administration fiscale de reconstituer chronologiquement le lien entre les pièces justificatives et les opérations réalisées.
L’expert-comptable peut accompagner ses clients dans la mise en place d’une PAF conforme aux exigences légales. Il peut :
- Réaliser un diagnostic des processus existants
- Proposer des solutions d’amélioration
- Assurer le suivi et la traçabilité des contrôles effectués
- Conserver les preuves de la PAF
Facture électronique
Une facture électronique se distingue de la facture dématérialisée par le fait qu’elle intègre des données structurées selon une norme commune, comme la norme Factur-X. C’est-à-dire qu’elle apparaît comme un fichier PDF mais elle contient également un fichier XML contenant les données essentielles de la facture.
La facturation électronique repose sur des standards techniques et juridiques qui permettent l’échange des données entre les systèmes d’information des parties prenantes.
Elle répond à plusieurs objectifs :
- Faciliter le respect des obligations fiscales et comptables
- Réduire les coûts et les erreurs
- Accélérer le traitement et le paiement des factures
- Alléger la charge administrative des entreprises
- Améliorer la traçabilité et la sécurité des transactions
La facturation électronique est également un enjeu stratégique pour l’État qui souhaite encourager son développement pour renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. C’est pourquoi la loi prévoit une généralisation progressive d’ici 2026.
Les entreprises devront alors émettre et recevoir des factures électroniques via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou via le Portail Publique de Facturation (PPF). Elles devront également transmettre à l’administration fiscale certaines informations relatives aux opérations commerciales.
L’expert-comptable peut aider ses clients pour se préparer à cette transition. Il peut :
- Informer sur les modalités et les échéances de la réforme
- Conseiller sur le choix d’une solution de facturation électronique adaptée à leurs besoins
- Accompagner dans la mise en œuvre et la formation
- Assurer le suivi et la vérification des données transmises
Le rôle de l'expert-comptable
Face à ces évolutions numériques, le rôle de l’expert-comptable est primordial pour accompagner ses clients dans cette transformation. Il est le partenaire privilégié des entreprises pour les accompagner dans ces changements, et doit pouvoir :
- Être en mesure de conseiller ses clients sur les solutions de facturation adaptées à leur activité, à leur organisation et à leur secteur.
- Aider ses clients à respecter les obligations légales et fiscales liées à la facturation, en vérifiant la conformité des factures ainsi que la cohérence des données comptables.
- Former ses clients aux nouvelles pratiques de facturation, en leur expliquant les enjeux, les avantages et les risques.
Il a donc un rôle de pédagogue autour de ces nouvelles législations et processus.
Vous pouvez consulter notre article qui parle de la position des entreprises face à cette réforme.
L’expert-comptable peut aussi proposer à ses clients des services complémentaires liés à la facturation, comme la gestion de la trésorerie, le recouvrement des créances, le financement des factures ou la gestion des litiges. Il peut ainsi renforcer sa relation de confiance avec ses clients et leur offrir une valeur ajoutée différenciante.
La facturation est un domaine qui évolue rapidement avec la digitalisation et la réglementation, elle nécessite donc une veille permanente et une adaptation constante. C'est un enjeu stratégique pour les entreprises et les experts-comptables, elle représente une opportunité de moderniser la gestion comptable et de gagner en efficacité.
La facturation électronique représente également une opportunité pour les cabinets d’expertise comptable qui peuvent optimiser leur organisation et leur rentabilité. En effet, la saisie des factures représente environ 30% du budget honoraires d’un cabinet d’expert-comptable. En automatisant cette tâche, le cabinet peut réduire ses coûts, gagner du temps et se concentrer sur des missions de conseil à plus forte valeur ajoutée.
Et Vasa ?
Vous avez maintenant compris la différence entre la facture électronique et la facture dématérialisée qui sont des éléments indispensables pour les experts-comptables.
Chez Vasa, nous vous proposons des solutions de gestion de la protection sociale adaptées à vos besoins et à ceux de vos clients. Que vous soyez un cabinet indépendant ou un réseau national, nous vous accompagnons dans la digitalisation de vos processus et la simplification de vos démarches.
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