La facturation électronique : un enjeu pour les entreprises et les experts-comptables
Durée de lecture : 5 minute
02/11/2023
La facture électronique est une facture transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte un socle minimum de données structurées.
Elle se distingue ainsi des factures papier ou des PDF ordinaires qui ne sont pas considérés comme des factures électroniques au sens fiscal. Elle doit être également être sécurisée par une signature électronique qualifiée ou un cachet électronique qualifié afin d’assurer son authenticité et son intégrité.
Attention à la confusion avec la facture dématérialisée, consultez notre article à ce sujet.
La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises et les experts-comptables, tant sur le plan économique, écologique que sécuritaire. Elle permet en effet de :
- Réduire les coûts de traitement et d’archivage
- Diminuer les délais de paiement
- Limiter l’impact environnemental
- Renforcer la traçabilité et l’authenticité des documents
- Simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA
La facturation électronique est une obligation légale qui concerne progressivement toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Depuis 2020, les entreprises doivent déjà émettre des factures électroniques pour leurs transactions avec la sphère publique, via le portail Chorus Pro. À partir de 2024, elles devront également le faire pour leurs transactions entre elles (B2B), selon un calendrier qui dépend de leur taille.
Vous pouvez consulter notre article qui parle de la position des entreprises face à cette réforme.
Les factures concernées par la réforme
L’obligation de facturation électronique s’applique aux opérations réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA.
Les opérations qui ne sont pas concernées par cette obligation :
- Les opérations avec des particuliers
- Les opérations avec des sociétés étrangères
- Les opérations soumises à un régime particulier
Toutefois, les entreprises devront transmettre à l’administration fiscale* certaines informations relatives à ces opérations (appelée e-reporting)
*L’administration fiscale est l’autorité qui contrôle le respect des obligations légales en matière de facturation électronique. Elle reçoit également certaines données relatives aux factures électroniques et aux opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (e-reporting).
Les objectifs de la facture électronique
La facturation électronique vise à atteindre plusieurs objectifs qui sont bénéfiques tant pour les entreprises que pour l’État :
- Renforcer la compétitivité des entreprises : allègement de la charge administrative, diminution des délais de paiement et gains de productivité.
- Simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA : pré-remplissage des déclarations à partir des données transmises par les plateformes de dématérialisation.
- Améliorer la détection de la fraude à la TVA
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises : permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs (conjoncture, délais de paiement, etc.)
La fonction de hachage
Pour assurer la sécurité et la fiabilité des transactions, la facturation électronique nécessite l’utilisation d’un outil de chiffrement appelé le “hachage”. En quelques points, cet outil c’est :
- Une technique qui permet de garantir l’intégrité des données, c’est-à-dire qu’elles n’ont pas été modifiées ou altérées.
- Une fonction mathématique qui transforme un ensemble de données en un résultat unique, appelé empreinte ou hash.
- Une chaîne de caractères qui résume le contenu des données initiales.
- Un procédé irréversible et improbable : il est impossible de retrouver les données initiales à partir du hash, sauf en utilisant une force de calcul très importante, et il est très improbable que deux ensembles de données différents aient le même hash.
Au niveau de la facturation électronique, le hachage permet de :
- Vérifier que les factures n’ont pas été falsifiées lors de leur transmission ou de leur stockage : si une facture est modifiée, son hash sera différent du hash initial et la modification sera détectée.
- Signer numériquement les factures, en utilisant un procédé appelé signature électronique : la signature électronique consiste à associer au hash de la facture une clé privée, qui est propre au signataire et qui garantit son identité. La signature électronique permet ainsi d’assurer l’authenticité du signataire.
Le hachage est une technique reconnue par la CNIL et par l’administration fiscale comme un moyen de garantir l’intégrité des factures électroniques. Il existe plusieurs normes et standards pour le hachage, tels que SHA-256, SHA-512 ou MD5. Il convient de choisir un algorithme de hachage robuste et adapté aux besoins de la facturation électronique.
Les acteurs impliqués dans le processus
Pour mettre en œuvre la facturation électronique, les entreprises doivent recourir aux services d’une plateforme de dématérialisation, qui assure l’émission, la réception et la conservation des factures électroniques. La plateforme s’occupe également de l’extraction et la transmission des données à l’administration fiscale.
Il existe 3 types d’organismes qui pourront intervenir dans le circuit de la facturation électronique :
- Un Portail Public de Facturation (PPF) : Service gratuit offert par l’État qui permet d’échanger des factures avec tous les assujettis, qu’ils soient utilisateurs du PPF ou d’une PDP. Il offre également un accès aux données de facturation et de e-reporting pour l’administration fiscale. *
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : Plateforme privée accréditée par l’administration fiscale qui offre des services tels que l’intégration aux systèmes d’information, la sécurité renforcée, le support dédié et des services complémentaires (conversion de format, intégration avec le logiciel comptable, etc.).
- L’opérateur de dématérialisation (OD) : Prestataire privé non accrédité qui permet de convertir une facture émise et de la transmettre ou de la récupérer via le PPF ou la PDP du client ou du fournisseur.
Les experts-comptables ont également un rôle important à jouer dans l’accompagnement des entreprises vers la facturation électronique. Ils peuvent les aider à choisir la plateforme adaptée à leurs besoins, à paramétrer leur logiciel comptable, à vérifier la conformité des factures et à optimiser leur gestion comptable et fiscale.
Quels sont les avantages pour les entreprises qui optent pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?
Les PDP offrent plusieurs avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser leur processus de facturation par rapport aux PPF, elles :
- Permettent d’adapter le format des factures au destinataire, par exemple en convertissant une facture papier ou PDF en une facture électronique structurée.
- Facilitent l’intégration des données dans le logiciel comptable de l’entreprise (évite les ressaisies manuelles et les erreurs)
- Garantissent la sécurité et la confidentialité des données (respecte les normes techniques et juridiques en vigueur)
- Proposent des services à valeur ajoutée (suivi des paiements, relance des impayés, rapprochement bancaire, etc.)
Comment va se dérouler le déploiement de la facture électronique ?
La facturation électronique sera mise en œuvre progressivement selon la taille des entreprises et selon une date qui sera fixée dans le cadre de la loi de finances pour 2024. L’administration fiscale a décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif, initialement prévue au 1er juillet 2024, afin de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles.
Avant la généralisation de la facturation électronique, le gouvernement propose une phase pilote, qui permettra de tester en conditions réelles le dispositif. Ce pilote aura lieu de janvier à juin 2024 et sera ouvert aux entreprises volontaires.
Et Vasa ?
La facture électronique est un outil indispensable pour les experts-comptables qui veulent optimiser leur gestion, sécuriser leurs échanges et se conformer à la réglementation.
Chez Vasa, nous vous proposons des solutions de gestion de la protection sociale adaptées à vos besoins et à ceux de vos clients. Que vous soyez un cabinet indépendant ou un réseau national, nous vous accompagnons dans la digitalisation de vos processus et la simplification de vos démarches.
N'hésitez pas à visiter notre site pour découvrir nos services.
Vasa, le partenaire de confiance des experts-comptables.
