Gagner du temps quand on est chef d'entreprise
Durée de lecture : 4 minute
11/10/2022
Vous êtes chef d’entreprise, dirigeant, et vous croulez sous les tâches administratives ? Vous souhaitez accélérer, simplifier et automatiser les processus ?
À travers cet article, nous vous donnons des astuces et des outils vous permettant de gagner du temps sur vos démarches administratives. Ou comment vous aider à effectuer votre métier en toute simplicité tout en évitant les démarches trop chronophages.
Quelles sont les techniques les plus communes ?
Plusieurs études ont prouvé que si on reste concentré toute une journée sur plusieurs tâches sans pause, cela est contreproductif. C’est entre autres pour ça que la technique Pomodoro a été créée.
La technique « Pomodoro »
Cette technique a été développée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo, afin d’optimiser au maximum son temps.
Son nom provient de son fonctionnement reposant sur un minuteur de cuisine : celui utilisé par Francesco avant la forme d’une tomate (dit « pomodoro » en italien).
Son fonctionnement est donc basé sur de la mesure de temps séparée en plusieurs instances successives, qui sont :
- Décidez de la tâche à faire ;
- Réglez un minuteur sur 25 minutes ;
- Travaillez sur votre tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne, et notez cette tâche comme terminée ;
- Prenez une pause de 5 à 10 minutes, et recommencez.
À noter que toutes les quatre tâches effectuées, il convient de prendre une pause de 20 à 25 minutes.
La matrice d'Eisenhower
Une étude de 2018 a prouvé qu’au sein d’une entreprise, on a tendance à réaliser les tâches associées à un sentiment d’urgence, même si elles sont moins importantes que d’autres. La matrice d’Eisenhower a été réalisée par un même constat.
La matrice d’Eisenhower a été imaginée à partir d’une citation de Dwight D. Eisenhower, 34ème président des États-Unis :
"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".
La matrice fonctionne sur 2 axes et 4 zones :
L’axe de l’urgence des tâches à la verticale, et l’axe de l’importance des tâches à l’horizontale. (Dans certains cas, les axes ont le sens inverse : Urgent à l’horizontale et Important à la verticale, mais le résultat est le même.)
Les 4 zones sont réparties comme suit :
- Une zone prioritaire située à l’extrême de l’urgence et de l’importance, indiquant que les tâches de cette zone sont prioritaires ;
- Une zone de planification à l’extrême importance mais pas dans l’urgence, où les tâches sont à planifier ;
- Une zone d’élimination où les tâches ne sont ni importantes ni urgentes, et sont donc à mettre de côté ;
- Une zone de délégation à l’extrême urgence mais qui ont peu d'importance, où les tâches sont à déléguer à vos collaborateurs.
Les meilleurs outils clés en main.
Il existe des outils qui facilitent la gestion et les démarches administratives, vous permettant ainsi de gagner du temps.
En voici une liste détaillée, selon l’utilité :
Pour le partage d’informations entre collaborateurs
Google Drive et OneDrive permettent le stockage en cloud de fichiers et la centralisation de ces derniers. Avec un cloud centralisé, ces outils permettent le partage de fichiers entre collaborateurs, et vous pouvez gérer vous-même les accès (les donner et/ou les limiter).
Ces outils de communication sont très utiles afin de converser les messages entre collaborateurs, ainsi que les appels et vidéoconférences.
Vous avez aussi la possibilité de créer vos équipes et de créer des canaux dédiés aux équipes créées, afin qu’ils puissent s’organiser entre eux en interne.
Pour faciliter vos démarches administratives
LinkedIn est un réseau social professionnel, destiné aux entreprises. Comme Indeed, il permet également de publier des offres d’emploi pour trouver facilement vos futurs collaborateurs.
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