La prise en charge des frais de transport en entreprise est une aide financière que l’employeur verse au salarié pour lui rembourser une partie de ses dépenses liées à ses trajets domicile-travail. Elle présente des bénéfices pour le salarié en réduisant ses coûts de transport et pour l’employeur en améliorant son attractivité et sa responsabilité sociale.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment fonctionne la prise en charge des frais de transport en entreprise, quelles sont les conditions légales à respecter, et comment la mettre en œuvre.

Prise en charge des frais de transport

Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail, ces frais peuvent être remboursés par l'employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.

Ces indemnités peuvent concerner :

• Les transports publics de personnes (train, bus, métro, etc.)
• Les services publics de location de vélos
• Les modes de transport personnel ou alternatif (covoiturage, véhicule électrique, etc.)

Cadre légal

➔ Employeur

Le remboursement des frais de transport en entreprise s'applique à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et à tous les salariés, y compris les salariés à temps partiel. Ce dispositif concerne également les stagiaires et les agents publics dans certaines conditions. Le fait pour l'employeur de méconnaître ces dispositions est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe.

➔ Salarié

Les salariés qui souhaitent se faire rembourser leurs frais de transport en entreprise doivent respecter deux conditions. D’une part, ils doivent fournir à leur employeur un justificatif de paiement qui indique leur nom et le montant du titre d’abonnement souscrit ou des frais engagés. D’autre part, ils doivent effectivement se déplacer en utilisant le mode de transport choisi entre leur domicile et leur lieu de travail.

Les salariés ont droit au remboursement des frais de transport quels que soient :

• La nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrat d'apprentissage, etc.)
• La durée de leur temps de travail (temps plein ou temps partiel)
• La localisation de leur lieu de travail (en France ou à l'étranger)
• La distance entre leur domicile et leur lieu de travail.

Toutefois, le remboursement des frais de transport peut être modulé en fonction de la distance parcourue, du nombre de jours travaillés ou du niveau de revenu du salarié.

Avantages sociaux et fiscaux

Le remboursement des frais de transport en entreprise présente des avantages sociaux et fiscaux tant pour l'employeur que pour le salarié.

➔ Employeur

En prenant en charge les frais de transport de ses salariés, l’employeur peut leur offrir une meilleure qualité de vie au travail et les motiver davantage à venir en entreprise. Il peut aussi contribuer à la mobilité durable et à la transition écologique. Par ailleurs, il peut bénéficier d’une déduction fiscale sur son bénéfice, à hauteur de 50% du coût des titres d’abonnement ou des frais engagés par les salariés.

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➔ Salarié

Les salariés, quant à eux, peuvent économiser sur le coût du trajet domicile-travail et opter pour le mode de transport qui leur convient le mieux. Ils profitent également d’une exonération d’impôt sur le revenu sur la part prise en charge par l’employeur, dans la limite de 50% du coût des titres d’abonnement ou des frais engagés.

Voici un tableau récapitulatif des plafonds d'exonération applicables selon le mode de transport utilisé :

Modalités de mise en place

Pour mettre en place le remboursement des frais de transport en entreprise, l’employeur doit respecter les étapes suivantes :

• Informer les salariés du dispositif et des modalités de prise en charge
• Recueillir les justificatifs de paiement des titres d’abonnement ou des frais engagés par les salariés
• Effectuer le remboursement sur la fiche de paie du salarié
• Mentionner le montant du remboursement sur la déclaration sociale nominative (DSN)
• Conserver les justificatifs pendant au moins trois ans

L’employeur peut également négocier avec les représentants du personnel ou les syndicats un accord collectif plus favorable aux salariés que la loi, par exemple en augmentant le taux ou le plafond du remboursement.

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