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Comment préparer l’arrivée d’un collaborateur ? Les démarches nécessaires.

Publié par Arthur Blancheteau - 29 avril 2022

Vasa | Comment préparer l’arrivée d’un collaborateur ? Les démarches nécessaires.

Préparer l’arrivée d’un collaborateur constitue la dernière ligne droite du recrutement.

Vous avez déjà dépensé du temps et/ou de l’argent pour faire venir ce nouveau talent dans votre équipe. Mais savez-vous que le plus important, c’est maintenant ?

Bien accueillir votre nouvel équipier et éviter les erreurs RH qui pourraient vous conduire à bien des problèmes...

Dans cet article, je vous explique les différentes procédures administratives à respecter afin d’accueillir votre nouveau collaborateur comme il se doit, dans les règles de l’art.

1. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE est une démarche importante pour l’intégration d’un futur collaborateur. En effet, cette dernière vise à informer les différents organismes de l’arrivée de votre collaborateur.

La DPAE permet aussi l’immatriculation de votre futur collaborateur au sein de la CPAM ainsi que l’affiliation au régime d’assurance chômage, ou bien encore son adhésion à un service de santé et, pour terminer, la planification d’une visite médicale d’embauche.

Le formulaire de la DPAE est disponible sur le site de l’URSSAF pour la démarche en ligne ou bien sur le site du ministère du travail pour la démarche par courrier.

La DPAE doit être générée au plus tôt dans les huit jours qui précédent la date de l’embauche du collaborateur. Cette dernière doit ensuite être transmise en ligne ou par courrier recommandé directement à l’URSSAF.

Si votre entreprise a adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de la dernière année civile, vous avez l’obligation de dématérialiser vos DPAE. Si l’obligation n’est pas respectée, vous serez pénalisés de 0,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

NB : En juillet 2022, les transmissions de DPAE par mail ou flux CFT seront interrompues et les déclarations en ligne devront alors être effectuées uniquement sur le site de l’URSSAF ou sur Net-entreprises.fr.

2. Le contrat de travail et ses modalités

Le contrat de travail est un élément essentiel pour votre futur collaborateur. Il existe dès l’instant où votre collaborateur s’engage à travailler avec vous, au sein de votre entreprise. Ce dernier doit être rédigé avec attention.

Votre collaborateur se doit de le signer soit avant sa prise de poste, ou bien alors dans un délai maximal de deux jours après son arrivée.

Votre contrat de travail doit contenir :

• La nature du contrat ;
• Les coordonnées de votre entreprise et celles du futur collaborateur ;
• La date de début du contrat ;
• La nature du poste ;
• Le lieu d’exécution ;
• La rémunération, fixe et/ou variable ;
• La durée des congés payés ainsi que leur méthode de calcul ;
• Le nombre d’heures hebdomadaires à effectuer ;
• Les coordonnées de l’organisme de Sécurité sociale rattaché à votre entreprise ;
• Les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire ou le cas échéant, la convention collective applicable ;
• La durée ainsi que les modalités de renouvellement de la période d’essai.

Si c’est un CDI, vous devez obligatoirement mentionner les qualifications demandées, les fonctions que votre collaborateur occupera, ainsi que le délai de préavis.

S’il s’agit d’un CDD, vous devez obligatoirement mentionner le nom et la qualification de la personne remplacée en cas de futur remplacement, les dates de début et de fin du contrat, ainsi que les conditions de renouvellement du CDD.

Votre contrat de travail peut aussi contenir différentes clauses facultatives telles que des clauses de non-concurrence, de confidentialité ou bien de mobilité géographique.

3. Les pièces à fournir

Votre collaborateur devra vous fournir certains documents nécessaires à la constitution de son dossier salarié.

Il est donc recommandé d’envoyer un mail à ce dernier, récapitulant les différentes pièces concernées telles que :

• Une photocopie de la Carte Vitale ;
• Une photocopie de la pièce d’identité ;
• Ses coordonnées ;
• Son RIB ;
• Ses justificatifs pour remboursement des frais de transport ou bien une photocopie du permis de conduire si le poste nécessite des déplacements.

Ces documents doivent être consignés dans le dossier individuel de votre collaborateur avec la DPAE, la fiche médicale d’aptitude ainsi que le contrat de travail.

4. Le registre unique du personnel

Le Code du travail impose à tout employeur de tenir un registre unique du personnel, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Ce registre doit contenir les noms et prénoms des collaborateurs, leurs nationalités, dates de naissance, sexe, emplois, qualifications ainsi que leurs dates d’embauche (et de départ si nécessaire). Cela sert à témoigner de la transparence des emplois en entreprise.

Selon le collaborateur concerné ainsi que son statut au sein de votre entreprise, une mention obligatoire de son statut est nécessaire dans le registre. C’est le cas pour :

• Les collaborateurs en CDD (mentionner « contrat à durée déterminée ») ;
• Les salariés temporaires (mentionner « salarié temporaire »), avec en plus de la mention de ce statut, le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
• Les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs (mentionner « mis à disposition par un groupement d’employeurs »), ainsi que la dénomination et l’adresse de ce travailleur ;
• Les salariés à temps partiel (mentionner « salarié à temps partiel ») ;
• Les jeunes travailleurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation (mentionner « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »).

Il existe aussi des situations particulières, comme par exemple celles des élus du personnel, pour qui une autorisation de licenciement est requise.

Pour les travailleurs étrangers concernés par la possession d’un titre qui autorise l’exercice d’une activité salariée, il faut le type et le numéro d’ordre du titre qui vaut une autorisation de travail.

Une copie de leurs titres doit être annexée au registre et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique, ainsi qu’aux fonctionnaires ou agents chargés de l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.

La copie doit être à leur disposition sur le lieu de travail des travailleurs étrangers.

Le personnel doit être inscrit sur le registre en respectant l’ordre chronologique des différentes embauches, et ce de façon que ce ne soit pas effaçable.

Si des événements après l’embauche surviennent, ils seront mentionnés à l’instant où ils surviennent. Les mentions sont conservées pendant 5 ans à compter de la date du départ du salarié ou du stagiaire de l’entreprise.

Les stagiaires, doivent être mentionnés dans une partie dédiée du registre. Pour chaque stagiaire, les informations nécessaires sont :

• Son nom et ses prénoms  ;
• Date de début et de fin du stage  ;
• Nom et prénoms du tuteur  ;
• Lieu de présence du stagiaire.

5. Les potentielles aides financières

Dans certaines situations, vous pouvez bénéficier d’aides financières.

C’est le cas pour l’embauche de personnes en situation de handicap, d’alternants, de demandeurs d’emplois dans le cadre de contrats d’insertion professionnelle, ou bien alors si vous êtes une entreprise qui se situe dans une zone géographique particulière, comme une zone de revitalisation rurale, une zone de reconstruction de la défense, ou des quartiers prioritaires de la ville.

A l’inverse, si votre effectif dépasse un certain seuil et que vous n’avez pas assez de salariés bénéficiant de la reconnaissance de leur statut d’handicapé, vous serez soumis à une taxe supplémentaire.

En général, Pôle Emploi est le bon interlocuteur pour étudier les aides à l’embauche. Nous vous conseillons de les contacter dès l'initiative de votre projet.

6. La mutuelle d’entreprise

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de faire bénéficier votre collaborateur d’une complémentaire santé.

Vous devez donc transmettre à ce dernier tous les éléments lui permettant de comprendre le fonctionnement de la mutuelle d’entreprise et son cadre légal, avec un bulletin d’adhésion.

Vous devez aussi l’informer des contrats de prévoyance en vigueur au sein de votre entreprise.

Cependant, certains collaborateurs peuvent être dispensés de l’adhésion à la mutuelle s’ils sont à temps partiel, en CDD de moins de trois mois, en CDD de mission, en apprentissage, bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, ou bien pour terminer, s’ils possèdent déjà une mutuelle complémentaire individuelle.

En général, les cas de dérogation sont prévus dans la DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur), dans la convention collective ou par un accord d’entreprise.

Ce document doit de fait être lui aussi remis au collaborateur à son entrée dans l’entreprise.

La prévoyance complémentaire est importante au sein d’une entreprise.

Elle couvre les risques de décès, d’incapacité, d’invalidité, la maternité, ainsi que l’atteinte à l’intégrité physique. Cette prévoyance est généralement obligatoire.

Elle l’est pour les cadres, quels que soient le secteur et la taille de l’entreprise. Elle doit contenir au minimum une garantie décès (soit 0,75% de 3428€ maximum).

La plupart des contrats de prévoyance cadre couvrent aussi bien les risques d’incapacité temporaire que l’invalidité ou le décès.

Une convention collective peut rendre obligatoire la prévoyance pour les non-cadres. Dans cette situation, les entreprises des secteurs d’activités concernés doivent souscrire une couverture collective pour les salariés.

Vous pouvez aussi instaurer un régime complémentaire par référendum ou par la DUE.

Votre collaborateur est donc obligé d’y adhérer si celle-ci est obligatoire, sauf si ce dernier est dans un cas de dispense tel que :

• Collaborateur à temps dit très partiel, et que sa cotisation dépasse 10% de son revenu  ;
• En CDD ou intérim de moins d’un an  ;
• En CDD ou intérim de plus d’un an mais possédant une prévoyance individuelle  ;
• Apprenti répondant à au moins une des trois conditions prévues par la loi  ;
• Collaborateur bénéficiant déjà d’un régime de prévoyance collective listé par arrêté en tant qu’ayant-droit.

La plupart du temps, la possibilité de dispense doit être prévue dans l’acte qui institue le régime de prévoyance.

Votre collaborateur doit faire cette demande de dispense si ce dernier est dans une des situations citées ci-dessus, par écrit, et la transmettre aux RH ou à vous-même, accompagnée des documents justifiant sa situation.

Comment perfectionner le processus ?

Pour faciliter vos démarches administratives, vous pouvez passer par un acteur de l’externalisation de la paie, pour générer et garantir des bulletins de paie conformes sous format numérique pour vous ainsi que vos collaborateurs.

Des solutions digitales efficaces existent, notamment Savetime.

Savetime vous facilite l’externalisation de la paie grâce à leur outil étendu en un portail SaaS (Software as a Service), ainsi que des modules de SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines).

Vous pouvez aussi solliciter Vasa.fr pour optimiser vos contrats de mutuelle et prévoyance.

Nos experts en assurances vous aideront à trouver la meilleure offre de mutuelle/prévoyance collective, selon ce que vous recherchez.

Nous vous assistons dans la protection sociale de votre entreprise, afin de comprendre vos besoins et trouver la garantie qui vous correspond.

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